Conditions générales de vente | SECRETRIP AGENCY

Conditions générales de vente

Article 1: Objet
Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et
obligations entre d’une part l’agence SECRETRIP AGENCY, (la « Société /
L’organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part la personne
physique ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces
services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes.
Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.
Les services proposés par la Société sont les suivants :
• L’organisation et/ou la gestion totale ou partielle de prestations à caractère
événementiel, tels que séminaire, team building, inauguration, anniversaire
d’entreprise, incentive, garden party, workshop, soirée d’entreprise,
conférences, meeting, et toute opération de communication événementielle
et marketing ainsi que tout événement privé.
• La mise en place et/ou location d’animations événementielles (challenges,
stands, jeux, artistes, …)
• La création et/ou mise en place et/ou location de décors événementiels
thématiques ou de stands d’exposition marketing
• La gestion et/ou mise en place de prestations annexes (hébergement,
restauration, technique, signalétique, personnel, animation…)

Article 2 : Contrat
Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une
proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour luimême, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité
nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.
De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis
signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et
notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains
événements, l’agence pourra également imposer les conditions générales de ses
partenaires qui devront également être appliquées. L’agence enverra dans ce cas
au client le détail de ces conditions en complément du devis.

Article 3 : Obligations de l’agence
L’agence a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge
nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services
contractualisés avec obligation de moyens définis à l’article 1 des présentes.
De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation
d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes
avec son ou ses prestataires qu’après réception et encaissement effectif du
premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des
présentes. En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires
prévus consécutivement au délai séparant la réalisation du devis de
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l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client
un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services
contractualisés. Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le
Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle
proposition par le Client, la relation entre la Société et le Client se poursuit dans les
conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de
refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes sont remboursés au Client
dans les 30 jours, à compter de la réception par la Société du refus écrit de ladite
proposition.

Article 4: Obligations du client
Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à
l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder,
entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client fera en sorte
de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.
Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou
tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou
garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des
sommes dues.
Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après
l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs
de l’Organisateur.
Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire
réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par SECRETRIP AGENCY, une
somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à SECRETRIP
AGENCY.

Article 5: Paiement
Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au
client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Ils seront majorés du taux
de TVA. En cas de réponse supérieure à 10 jours après l’envoi du devis, l’agence
s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié. Ils seront
applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis
postérieurement à ce délai.
Modalité de règlement :
• 30% au moment de la signature du devis
• 30% deux mois avant la date d’événement
• 40% 1O jours avant la date d’événement
A la fin de la prestation, en cas de surcoût, SECRETRIP AGENCY calculera le prix
effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en
plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir
pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la
facture.
Pénalités de retard
En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le client doit
verser à l’agence une pénalité de retard égale à une fois et demie le taux d’intérêt
légal en vigueur au jour de la facturation des services. Tous les frais que la
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société est amenée à supporter au titre de recouvrement de créances restant
dues sont à la charge du client.

Article 7 : Modification du fait de l’organisateur
SECRETRIP AGENCY s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de la
manifestation /prestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour
responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers.
Cependant, même dans ces dernières hypothèses, SECRETRIP AGENCY
s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté
apparue. Si avant la date de début de l’évènement celui-ci est modifié sur un
élément essentiel du contrat, le client peut dans un délai de 7 jours après en avoir
été averti :
– Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra
le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ;
– Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié
lui sera adressé par courrier électronique lui sera adressé lui précisant les
modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.
Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’évènement
est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des
participants. De plus, SECRETRIP AGENCY ne saurait être confondu avec ses
prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions
générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des
statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou des conventions
internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de
responsabilités. SECRETRIP AGENCY ne pourra de ce fait être tenu responsable
des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une
prestation pour des raisons techniques.

Article 8 : Conditions d’annulation
Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat
avant l’opération, SECRETRIP AGENCY conservera les acomptes versés quel que
soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de
résiliation du contrat.
Par ailleurs en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à
SECRETRIP AGENCY, au titre de faculté de débit, les frais d’annulation suivants :
• Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de
début de l’évènement, 40 % du montant total de la prestation seront dus à
SECRETRIP AGENCY.
• Entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 80 %
du montant total de la prestation seront dus à SECRETRIP AGENCY.
• Moins de 15 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la
prestation sera due à SECRETRIP AGENCY
• Dans le cadre d’un événement nécessitant du transport, en cas d’annulation
quel que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable.
Annulation par SECRETRIP AGENCY
Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre
qu’un cas de force majeure, SECRETRIP AGENCY se trouverait dans l’impossibilité
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d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa
responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes
(correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client.

Article 9 : Responsabilité du client
Le client devra indemniser SECRETRIP AGENCY pour tout dommage ou perte,
coûts et dépenses supportées par SECRETRIP AGENCY ou un de ses clients,
prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou
employés qui résulterait de l’organisation de l’événement.
SECRETRIP AGENCY décline toute responsabilité pour les dommages de quelque
nature que ce soit (vols, dégradations…) affectant les biens de toute nature (effets
personnels, matériels…) apportés par le client ou appartenant aux participants, quel
que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons…).

Article 10 : Assurance
Dans le cadre de son activité, SECRETRIP AGENCY souscrit à une assurance
Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont
SECRETRIP AGENCY serait directement responsable (matériel ou personnel mis
en cause).
Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à
une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation…) pour
couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement
responsables.

Article 11: Force Majeure
SECRETRIP AGENCY ne sera pas tenu responsable en cas de non observation
des présentes conditions générales dans la mesure ou le non-respect de ces
conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans
limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou
catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une
grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire,
aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui
concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou
les retards d’un ou plusieurs prestataires, le blocage des télécommunications, le
blocage d’Internet, etc..
Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation.
Néanmoins, le client est libre de souscrire avant l’événement auprès de la
compagnie d’assurance de son choix à une assurance « Annulation d’opération»
garantissant les pertes pécuniaires et/ou les frais supplémentaires restants à
charge de l’assuré, par suite d’un des événements évoqués dans cet article.

Article 12 : Confidentialité
L’agence s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données
personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage.
Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers
agissant pour le compte de l’agence ou en relation avec l’activité de l’agence
dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine.
Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles
nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la
Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
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Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’agence
par courrier à l’adresse :
SECRETRIP AGENCY : 3 ALLÉE DU PRESSOIR, 83400 HYERES

Article 13 : Propriété intellectuelle
En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle,
la proposition d’intervention de l’agence et son contenu restent la propriété
exclusive de SECRETRIP AGENCY et ne peuvent en aucun cas être transmis
et/ou mis en œuvre par une autre agence, un autre prestataire ou par un service
intégré du client ou de ses partenaires.

Article 14 : Publicité et droit à l’image
A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire
ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur
tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier
la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du
client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les
témoignages écrits ou audio.
Le client déclare avoir recueilli les autorisations Expresses des tiers figurant dans
les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les
mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à
interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages
et intérêts.
Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos,
vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été
confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention
«Organisation : SECRETRIP AGENCY».

Article 15 : Caractère personnel
Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas

Article 16 : Juridiction
Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y apportant sera soumis à la
juridiction du Tribunal de commerce de TOULON